【海外駐在員が】現地スタッフから情報を効率良く集める方法

ナマステ。インドで駐在員をしています、おさむです。

 

この記事では、「海外駐在員がどのように、必要な情報を現地スタッフから集める」かを駐在歴２年の私の経験から解説します。

 

月末、ビジネスマンであれば、月報を作成し「月の成果や活動状況」を上司へ報告するのではないでしょうか？

私も毎月、月報を作成しています。

月報を作成する上で必要なのが、現地スタッフからの情報やデータです。

 

しかし、なかなかお願いした情報やデータが届かず、イライラしたことがあるのではないでしょうか？

私は、過去に現地スタッフから効率良く情報を得るために、あの手この手を試してみました。うまくいきませんでした。

 

しかし、ここに来てようやくうまく情報を得る方法がわかりました。

 

この記事では、「言葉や文化が異なる駐在地の現地スタッフから効率的良く情報を得る」方法を紹介します。

みなさんの仕事効率の改善の参考になれば嬉しいです。

 

今日のコンテンツは、以下の２つです。

 

それでは順に解説をします。

 

メールの出し方を工夫する（toは１名にする）

１つ目は「メールの出し方を工夫する（toは１名にする）」

１通のメールにつき、１名からしか回答なく手間かと感じると思いますが、これが１番効率よく情報を得る方法になります。

 

私は、メールの宛先（to）を１名に変えてからは、現地スタッフからのレスポンスが良くなりました。

期限までに回答をもらえるようになりました。

 

メールの書き方は、下記の記事を参照してください。

https://english030.com/mail/194/

 

＜過去の私の失敗＞

日頃からメールで議事メモを残す

２つ目は「日頃からメールで議事メモを残す」です。

あとで情報を集めるより、日頃から議事メモを残すことをオススメします。

またコミュニケーションロスもなくなり、いいことずくめです。

 

私の議事メモの書き方を紹介します。

議事メモは、私がメールで作成します。

基本的にはメールの書き方と同じです。「5W3H」を使って書きます。

 

その議事メモを担当者に確認してもらいます。

間違いがある場合は、修正をしてもらい返信をしてもらいます。

 

メールを確認後、必要があればそのメールを関係する人へ転送し情報共有します。

 

最近、この手法を使い始めました。

個人的には、とてもいいシステムができたと感じています。

まとめ

 

この記事では、「海外駐在員がどのように、必要な情報を現地スタッフから集める」かを駐在歴２年の私の経験から解説しました。

 

今日、解説したコンテンツは、以下の２つです。

 

「メールの出し方を工夫する」、宛先（to）は１名にしましょう。

メールは「5W3H」を意識して書くと伝わるメールが書けます。

 

「日頃からメールで議事メモを残す」くせをつけるといいと思います。

情報収集だけではなく、コミュニケーションロスもなくなり仕事がうまく回るようになります。

 

ビジネスマンとして、情報を整理して正しく伝えることはとても重要なことです。

この記事が、駐在地でのみなさんの仕事効率向上に貢献できれば嬉しいです。

 

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

 

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