ナマステ。インドで駐在員をしています、おさむです。
今回は、「英語メール」をテーマにブログで解説します。
英語でメールを書く際に、３０分以上悩む方がいらっしゃいましたら必見です。
１０分以内に英語でのメールが書けるよう、コツをアドバイスいたします。
私とローカルスタッフとの普段のメールのやり取りを、例に英語メールの書き方を解説します。
まずは結論から、私は下記の３つを普段気を付けて英語のメールを書いています。
- 短く
- わかりやすく
- 丁寧に
それでは順に解説します。
最後のまとめに例文を掲載します。
短く
１つ目は「短く」です。
日本人の感覚としては、要件だけの短いメールでは、そっけなく相手に失礼というイメージを持たれるかもしれません。
しかしビジネスメールは短い程、読む側の負担（読む・理解する）が減ります。
内容はできるだけ簡潔にすることが望ましいです。
読み手の負担を減らすことを意識しましょう。
わかりやすく
２つ目は「わかりやすく」です。
メールは受け手に、正しく自分の意図が伝わらなければ意味がありません。
ましては言語や文化が違う相手へのメールは気を遣います。
＜ポイント＞
- 要件を一目で理解できる件名を付ける
- 5W3Hを使ってメールを書く
「要件を一目で理解できる件名を付ける」工夫
私は先頭の言葉で注意を引くよう心がけています。
例）
【Reminder】（リマインダー）
期限を区切った依頼メールに対して期限間際、メール確認する時によく使います。
【Important】（重要）
重要なお知らせがある際に使います。
「5W3Hを使ってメールを書く」工夫
5W3Hとは…
When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どれくらい）、How much（いくら）です。
日本語のメールもそうだと思いますが、上記の８つを意識して書くと、自分のメールの意図が正しく伝わります。
またメールを受け取ってた相手も返信がしやすくなると思います。
丁寧に
３つ目は「丁寧」です。
メールの受け手側に立って失礼のない文面を送るように心がけています。
私が心がけているポイント
- 「must」、「should」は使わない
- 「can」ではなく「could」を使う
- 「please」を使う
「must」、「should」は使わない
「must」「have to」「should」の使い分け
どれも「〜をしなければならない」という義務を意味する助動詞になります。
強さの度合い must > have to > shouldとなります。
「must」はニュアンス的には１番強く極端に言うと命令を含んでいます。
「have to」は「must」に比べニュアンスは控えめです。
客観的に見て必要だよねといったニュアンスになります。
「should」は「強制」より「推奨」「提案」といったニュアンスになります。
「〜をしなければならない」と言うよりは「〜したほうがいいよ」といったニュアンスです。
私は普段下記の表現をよく使います。
You have to study English.（あなたは英語を勉強すべきです。）としたいところを
We have to study English.（私たちは英語を勉強すべきです。）とします。
「You」であったり固有名詞は使わないようにしています。
代わりに私は「We」を使います。
「can」ではなく「could」を使う
許可を求める時は、「Can」ではなくより丁寧な「Could」を使うようにしています。
「Can」と「Could」のニュアンスの違い
Can I ask you some questions?（いくつか質問していい？）
Could I ask you some questions?（いくつか質問をしてもよろしいでしょうか？）
「please」を使う
許可や問い合わせをする際によく「please」を使います。
Please let me know his email address.（彼のメールアドレスを教えてください）
まとめ
私が普段気をつけているポイントを例に英語でのメールの書き方を解説しました。
気を付けている点は下記の３つです。
- 短く
- わかりやすく
- 丁寧に
ポイントとしてはかなり少ないと思います。
最後に私が普段ローカルスタッフへ配信しているメールを紹介（本文のみ）します。
Dear ○○ san
Greetings.
Regarding ○○
Please let me know current status by 10th/Jan.
Best regards.
Osamu
○○さん
こんにちは
○○の件
現状を１月１０日までに教えてください。
よろしくお願いします。
おさむ
こんな感じでかなりシンプルな内容です。
必要に応じて質問の背景（Background）を箇条書きで付け足します。
<Background>
I’ m making the monthly report.
I have to submit it by 12th/Jan.
＜背景＞
私は月報を作成しています。
私はそれを１月１２日までに提出しなければならない。
私はローカルスタッフとコミュニケーションギャップがないよう極力シンプルなフレーズだけを使いメールを書くようにしています。
そのため、メールだけでなくチャットもよく使います。
チャットはメールよりもカジュアルなのでより、コミュニケーションがとりやすいと思います。
以上、参考になれば嬉しいです。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
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