2024年5月更新
新年度が始り新たに海外へ駐在員として赴任された方も多いのではないでしょうか？
そんな新規駐在員の中には、以下のような悩みを抱えている方がいらっしゃるのではないでしょうか？
- 英語でうまくコミュニケーションが取れない
- 日本と海外での仕事の進め方が全く違い戸惑うことがある
- Face to Faceでコミュニケーションしも相手に意図が伝わらない
私もインドへ赴任した当初は、上記の悩みを抱えていました。
これから新天地で働く新規海外駐在のみなさんが、現地でスームズに仕事ができるよう私の経験を踏まえて解決を紹介します。
- 外国人とコミュニケーションがうまくいかない理由がわかる
- 外国人とのコミュニケーションが円滑に進む方法がわかる
現地スタッフとのコミュニケーションが円滑になることで、駐在のストレスが緩和されます。
その結果、仕事の成果も出やすくなります。
おさむ実際に私も現地スタッフとコミュケーションがうまくできるようになり仕事の質が上がりました。私たちのアウトプットが日本の本社に注目されるようになりました！
最後まで読んで頂けると外国人とのコミュニケーションのコツを理解できます。
また副産物として英語スキルの向上の仕方も理解できます！
なぜ外国人とうまくコミュニケーションができないのか？
そもそもなぜ？
外国人とうまくコミュニケーションが取れないのでしょうか？
その理由は、主に２つあります。
- 言葉の壁
- 文化の壁
それでは、順番に詳しく紹介します。
言葉の壁
１つは言葉の壁です。
新規駐在員は、英語でのコミュニケーションに慣れていないため、まず「言葉の壁」にぶつかります。
コミュニケーションのポイント
- 相手の話している内容を聴き取ること
- 相手の話のポイントを理解すること
- 相手の求めている内容を回答すること
- 相互理解をして次のアクションを取ること
おさむ日本語ではカンタにできることですが、英語でコミュニケーションをするとなると時間がかかります！
相手の話したことが理解できない時は、必ず質問をしてその場で理解することが大切です。
面倒くさがりわかったふりをすると後で痛い目に遭います。
おさむ相手も理解するためには質問力が大切です！
文化の壁
２つ目は文化の壁です。
私は、インドでこの「文化の壁」にだいぶ悩まされました！
ここでは、インド人を例に「文化の壁」について紹介します。
私が悩んだインドの「文化の壁」
- 時間に超ルーズ
- 計画の立案とフォローが苦手
- 検討不足で必ずトラブルに巻き込まれる
- 振り返りをしない
- 情報共有をしない
おさむ簡単に言うとインド人は、計画の管理が苦手です。結果、タイムラインに対してルーズです。その結果、日本人がタイムラインのフォローに汗をかいています！！
外国人とのコミュニケーションを円滑に進める方法
続いて外国人とのコミュニケーションを円滑に進める方法を紹介します。
以下の３つのステップを意識することでコミュニケーションが円滑になります。
また副産物として英語力の向上が図られます。
まずは伝えたいことを整理する
伝えたいことを一緒に確認する
確認したことを記録として残す
それでは、詳しくそれぞれの項目を紹介します。
伝えたいことをA4用紙１枚にまとめる
外語人とコミュニケーションを円滑に進める方法その１は、下準備として伝えたいことA４用紙１枚にまとめることです！
A４用紙１枚にまとめることで自分の伝えたいことが明確になるためおすすめです。
A４用紙１枚にまとめるポイント
- Theme（テーマを明確に書く）
- Objective（目的を明確に書く）
- Background（背景を書く）
- Problem（問題点を書く）
- Action（対策、スケジュールを書く）
おさむ上記のポイントは、箇条書きで書くと整理しやすく相手にも伝わりやすくなります。英語が苦手な方でもうまく伝えたいことを話すことができます。
まとめた資料を画面共有し説明・議論する
外語人とコミュニケーションを円滑に進める方法その２は、まとめた資料を画面共有し説明・議論するです。
画面で資料を共有することで、意図が伝わりやすくなります。
画面共有のポイント
- ページを固定すること
- 資料が何枚もあると集中力が低下するため
- １つ１つに対して質疑応答があると伝わりやすくなります
おさむシンプルな方法ではありますが、５年間続けてみてその効果を実感しています。Teamsなどのweb会議でも有効です。
説明・議論後にメールで資料を配布し証拠を残す
外語人とコミュニケーションを円滑に進める方法その３は、説明・議論後にメールで資料を配布し証拠を残すです。
その場で理解してくれても具体的な行動へ移せなければ意味がないです。
そのためエビデンスとして共有した資料は、メールで配布をしましょう！！
資料を共有するメリット
- 議論のエビデンス（証拠）となる
- 進捗がフォローしやすくなる
- コミュニケーションロスが減る
補足：インド人が苦手なこと
仕事上でインド人が苦手なことを共有します。
- 計画の立案と進捗のフォロー
- 仕事振り返りと改善
- ステークホルダーとの仕事の調整
それでは、順番に詳しく紹介します。
計画の立案と進捗のフォロー
５年間、インドで生活をして感じる日本人と１番のギャップが計画に対する考え方です。
計画は、すべて仕事の基本となるため駐在員である我々がフォローすることが多いです。
おさむ計画を早くオープンすることでステークホルダーのサポートをもらえると思うのですが、未だに計画のオープンが遅くドキドキすることが多いです。
計画の立案のポイント
- ゆとりのある現実的な計画を立てる
- 計画は具体的な日数で組む（週単位など大雑把にしない）
- 週に１回進捗を確認フォローする
おさむ連休前後は、有給を取る人が多いため注意が必要です。
仕事振り返りと改善
日本であれば、四半期ごとに計画の進捗とそれまでの業務の振り返りをすると思いますが、インドではそれをしません。基本ずっとDoです！（汗）
よってPDCAサイクルは、日本人である我々駐在員がフォローします。
仕事の振り返りのポイント
- Keep（良かったこと、続けたいこと）
- Problem（問題、うまくいかなかったこと）
- Try（問題の解決策、次に挑戦すること）
おさむ仕事の振り返りは、半期に１度上記のフレームワークを使い行います。結果を画面共有をして現地スタッフと議論します。
おさむまた私のマネジメントスキルも上がり、現地スタッフとの成長を感じました。
ステークホルダーとの仕事の調整
これも５年間、インドで過ごし強く感じるポイントの１つです。
自分たちは、握ったつもりでも相手はそう思っていないことがほとんどです。
そのため、計画の途中でトラブルことが多いです。
おさむそのために新任の駐在員は、まず現地での仕事の流れを理解することが大切です。
まとめ：コミュニケーションを繰り返すことで英語力は向上する
この記事では、外国人とのコミュニケーションの向上を図る方法をインド人を例に紹介しました。
インド人以外の方とコミュニケーションをするのも基本的には同じです。
おさむまずはうまくコミュニケーションできない理由を理解しましょう。
外国人とうまくコミュニケーションができない理由
- 言葉の壁
- 文化の壁
おさむそしてコミュニケーションを円滑に進めるための準備を進めましょう。このひと手間を加えることで伝わりやすくなります。そして自分自身も話したいことが整理できます。
外国人とコミュニケーションを円滑に進める方法
- 伝えたいことをA4用紙１枚にまとめる
- まとめた資料を画面共有し説明・議論する
- 説明・議論後にメールで資料を配布し証拠を残す
おさむ話したいことが整理されているため、英語で説明がしやすくなります。実はそれが英語力向上のポイントです！！
資料をまとめることで得られるもの
- 伝えたいことの相互理解
- コミュニケーションの円滑化
- ロジカルな説明力（副産物）
- 英語力の向上（副産物）
英語は実践から学ぶことが多いです。
まず自分が話したいことを自分の言葉でまとめ、実際に外国人とコミュニケーションすることで飛躍的に英語スキルが向上します。
はじめの内は少ないボキャブラリーでも大丈夫です。
外国人とのコミュニケーションの中から自然と新しいボキャブラリーを学ぶことができます。
ぜひこの記事で紹介した方法を試してみてください。
参考情報：外国人とのコミュニケーション
おさむ外国人とのコミュニケーション向上の参考となる情報を共有します。
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